Afin de respecter les consignes ministérielles relatives au gel de recrutement dans la fonction publique émises par le Conseil du trésor et effectives depuis le 1er novembre 2024, seules les candidatures des personnes ayant un statut de personne employée régulière au Collège et dans le réseau collégial pourront être considérées dans le cas d’un affichage de poste qui n'est pas en service direct aux personnes étudiantes.
Description du poste
L’emploi de Directeur·trice des services administratifs fait partie de la catégorie des emplois de cadres de direction. La personne occupant ce poste agit à titre de dirigeante du Collège tel que prévu dans le Règlement numéro un de régie interne (R-01).
Relevant de la Direction générale du Collège, la personne occupant l’emploi de Directeur·trice des services administratifs assure une saine administration financière et comptable en réalisant un contrôle adéquat des ressources financières (revenus et dépenses) et des actifs, une bonne représentation en tout temps de la situation financière du Collège, une bonne défense des intérêts financiers et une gestion unifiée dans une structure administrative décentralisée.
Elle assure une saine administration de l’approvisionnement et de l’inventaire en réalisant un contrôle adéquat sur l’acquisition, la disposition et la tenue à jour des biens meubles dont le Collège est propriétaire.
Elle assure une saine administration du service de la reprographie et du courrier en assurant un contrôle adéquat sur les revenus et les dépenses de ce service.
Elle assure une saine administration des services autofinancés et de la résidence étudiante en réalisant un contrôle adéquat sur les revenus et les dépenses afin que ces services atteignent les objectifs de rentabilité fixés et contribuent à l’équilibre budgétaire du Collège.
Elle tient un rôle-conseil auprès de la Direction générale. Notamment, elle assure une veille stratégique en lien avec sa direction afin d’identifier les enjeux, les tendances et établit des stratégies d’intervention et des priorités. Elle alimente les réflexions liées à la vision et à la mission du Collège. Elle formule des avis et recommande des orientations, des pistes d’action et des projets en lien avec la planification stratégique. Elle collabore à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique qui inclut le plan de réussite.
Elle est membre du Comité de direction et collabore à divers autres comités. Elle représente le Collège et agit à titre de répondante notamment, auprès d’organismes gouvernementaux et du réseau collégial.
La Direction des services administratifs du Collège Ahuntsic regroupe les secteurs d’activités suivants :
1. Le Service de la comptabilité;
• Paie
• Assurances collectives
• Relevés fiscaux
• Comptes à payer
• Comptes clients
• Conciliation bancaire
• Rapports de taxes
• Préparation des budgets
• Préparation des états financiers
2. Le Service de l’approvisionnement;
• Achats / appels d’offres publics et sur invitations
• Magasins et inventaires
• Réception des marchandises
• Livraisons internes et externes
• Prêts d’équipements (outils, appareillages spécialisés, équipements audiovisuels, etc.)
3. Les Services autofinancés;
• Le stationnement
• Les services alimentaires
• Le centre d’activités physiques
• La salle de spectacle (L’Espace le vrai monde?)
• La location de locaux aux clients externes
• Le CPE
• Le camp de jour
4. Le Service de l’imprimerie;
• La reprographie
• Le courrier (poste régulière, services de messageries, courrier interne)
5. La résidence étudiante.
Responsabilités et activités
- Assumer des fonctions de gestion (planification, organisation, direction, contrôle, évaluation) en lien avec les activités de la Direction des services administratifs.
- Orienter et coordonner les travaux de différents services sous sa responsabilité.
- Conseiller la Direction générale.
- Représenter et agir à titre de répondant·e pour le Collège.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Qualifications requises
• Diplôme d’études universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation appropriée, notamment en comptabilité, finance, économie ou administration. Un diplôme universitaire de deuxième cycle sera considéré comme un atout;
• Huit années d’expérience pertinente dont cinq à titre de gestionnaire;
• Titre comptable : CPA, CMA (un atout).
Connaissances
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Excellente connaissance du fonctionnement administratif et pédagogique d’un Collège;
• Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire régissant les finances, la comptabilité, la fiscalité en milieu de l’éducation et habileté à l’interpréter;
• Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire régissant l’approvisionnement dans un organisme public;
• Bonne connaissance du réseau collégial et notamment une bonne maîtrise du régime budgétaire et financier des collèges et toutes ses annexes;
• Connaissance générale de la comptabilité et des principes comptables généralement reconnus;
• Connaissance générale des normes comptables du secteur public, ainsi que des organismes à but non lucratif;
• Connaissance générale des normes comptables du gouvernement;
• Maîtrise des systèmes d’information et du fonctionnement des systèmes comptables informatisés;
• Maîtrise de l’utilisation d’un logiciel de chiffrier électronique (Excel) et d’un logiciel de présentation (Powerpoint);
• Bonne connaissance d’un logiciel de traitement de texte et de courriel tels Microsoft Word et Outlook.
Capacité de direction
• Mobiliser et inspirer les équipes autour d’objectifs communs;
• Favoriser le développement du potentiel humain et résoudre efficacement les problématiques interpersonnelles ou organisationnelles;
• Déléguer stratégiquement et superviser avec confiance, respect et diplomatie;
• Vision stratégique pour planifier, organiser et innover;
• Capacité à gérer simultanément des dossiers variés avec rigueur et précision;
• Esprit de synthèse et aptitude à vulgariser des informations complexes;
• Jugement éclairé pour prioriser, prendre des décisions et évaluer les risques;
• Excellentes capacités d’analyse administrative et politique;
• Sens du service, grande capacité d’écoute et communication exemplaire;
• Disponibilité et empathie pour accompagner et soutenir les équipes;
• Diplomatie, rigueur, honnêteté, équité et fermeté dans les actions de contrôle;
• Crédibilité professionnelle et vaste expertise reconnue.
Relations humaines
• Leadership mobilisateur;
• Esprit d’équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles;
• Bon sens de la communication, de l’entregent et de la négociation;
• Capacité d’écoute et d’empathie;
• Tact, diplomatie et fermeté;
• Autonomie et sens de la débrouillardise, de flexibilité et d’adaptation en cas d’imprévus, de différends ou d’impondérables;
• Très grandes habiletés de jugement professionnel et personnel;
• Bonne gestion de stress.
Toute combinaison exceptionnelle d'expérience et de scolarité peut compenser l'absence de l'une ou l'autre des conditions d'admissibilité mentionnées.
Statut d'emploi
- Poste régulier à temps complet
Conditions d'emploi
- Ce poste est rattaché à une classe 10 dont la rémunération annuelle se situe entre 100 698 $ et 134 259 $.
- L’entrée en fonction est prévue pour le mois de mai 2025.
- Cette offre est assujettie à un programme d’accès à l’égalité en emploi visant les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes, les autochtones et les personnes handicapées.