Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO)
Le Collège a recours au site du Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) pour publier ses appels d’offres publics et sur invitations.
Pour suivre nos publications d’appels d’offres publics sur le SEAO
Le dépôt des soumissions
Bien que le dépôt de soumission sous format papier soit toujours possible, le Collège encourage fortement le dépôt de soumissions de manière électronique. Dans un contexte d’appel d’offres publics ou d’appel d’offres sur invitations, la transmission d’une soumission électronique ne peut être effectuée que par l’intermédiaire du SEAO. Depuis le 1er juin 2019, la transmission d’une même soumission en simultané (en version papier et électronique) constitue, au sens de la loi, le dépôt de plusieurs soumissions. Or, le dépôt de plusieurs soumissions a pour effet d’entraîner le rejet automatique des deux versions déposées. Il en va de même pour une soumission d’appel d’offres transmise par courriel.
Soumissions transmises de manière électronique
Une Soumission transmise par voie électronique doit être déposée (c'est-à-dire chiffrée et horodatée sur les serveurs du SEAO) avant la date et l’heure limites fixées au document d’appel d’offres. Le formulaire de soumission doit regrouper toutes les annexes exigées en un seul document PDF conformément aux instructions contenues sur le SEAO. La taille maximale permise pour le fichier combiné (document PDF) est de 75 Mo.
Première participation au SEAO :
Comment se créer un compte SEAO ou via le webinaire pour configurer le SEAO en 5 étapes faciles
Accéder aux marchés publics pour la première fois
Les exigences à respecter
Tous les contrats d’une valeur de 25 000$ et plus (avant taxes), nécessitent une attestation de Revenu Québec valide au moment de la conclusion du contrat. La date de conclusion du contrat doit se trouver dans l’intervalle entre la date de délivrance et la date de fin de validité de l’attestation. Soyez prévoyants! La toute première demande pour obtenir votre attestation peut prendre un certain temps. Pour plus d’informations, visitez le site de Revenu Québec.
Dans l’éventualité d’un contrat de construction supérieur à 5M$ (avant taxes) ou d’un contrat de services supérieur à 1M$ (avant taxes), les entreprises doivent fournir une autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics. Soyez prévoyants! L’obtention de l’autorisation (ou son renouvellement) peut prendre un certain temps. Pour plus d’informations, visitez le site de l’Autorité des marchés publics.
Le Collège Ahuntsic a l’obligation de consulter le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) afin de s’assurer que les entreprises avec lesquelles il contracte ne sont pas inscrites au registre. Cette obligation s’applique aussi aux sous-traitants des entreprises. Pour plus d’informations, visitez le site de l’Autorité des marchés publics.
Dans le contexte d’un contrat de construction, le Collège a une obligation similaire afin de s’assurer que l’entrepreneur n’est pas inscrit au registre des licences restreintes. Cette obligation s’applique aussi aux sous-traitants des entrepreneurs. Pour plus d’informations, visitez le site de la Régie du bâtiment.
Le Collège doit aussi veiller à ce que les entreprises (employant 25 personnes ou plus) ne figurent pas sur la liste des entreprises non conformes au processus de francisation de l’Office québécois de la langue française. Pour plus d’informations, visitez le site de l’Office québécois de la langue française.
Finalement, dans certaines circonstances et selon les prescriptions de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), le Collège doit aussi obtenir une déclaration d’intégrité de ses fournisseurs, prestataires de services et entrepreneurs.
L’importance du bon de commande
Le bon de commande fait foi de contrat entre le Collège et ses fournisseurs, prestataire de services et entrepreneurs. Il est un outil indispensable pour formaliser la transaction, assurer la transparence et protéger l’intérêt des deux parties en plus d’en faciliter le suivi. Seul le service de l’approvisionnement peut émettre des bons de commande officiels.
Tous fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs qui acceptent de livrer des biens ou d’exécuter des travaux sans l’obtention d’un bon de commande au préalable, s’exposent à la possibilité que le Collège ne reconnaisse pas la légitimité de l’engagement. En cas de doute, n’hésitez pas à insister auprès de votre requérant pour obtenir votre bon de commande avant de livrer et/ou débuter des travaux ou communiquez avec le service de l’approvisionnement.