Comme nous sommes un organisme qui œuvre pour recueillir du financement pour le secteur de l'éducation collégiale, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements, retrouvailles de diplômés, des tirages et des loteries et la protection des renseignements personnels est importante pour nous. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d'utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels par l'intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire de participation à un événement ou un formulaire de don ou de mise en candidature pour des bourses, par courrier, courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité ainsi que dans la Politique sur l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels, et vous autorisez La Fondation du Collège Ahuntsic (la « Fondation »), ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
La présente Politique de confidentialité ne s'applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d'accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la Fondation n'est nullement responsable à l'égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la confidentialité que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
Qui sommes-nous et que faisons-nous?
La Fondation est un organisme sans but lucratif qui a pour but d'encourager et d'aider les étudiants du Collège Ahuntsic dans la réussite de leur parcours scolaire, par une aide directe avec l'octroi de bourses d'études, par une aide indirecte en finançant certains projets parascolaires et pédagogiques, ainsi que des grands projets de développement pour la communauté collégiale.
Quels renseignements personnels recueilllons-nous?
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :
- des coordonnées professionnelles ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
- des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d'un employeur, le parcours professionnel ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
- des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
- des renseignements relatifs à l'historique de contributions, de participation à des événements de l'organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l'information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- des renseignements relatifs aux formations reçues et programmes auxquels vous êtes ou avez été inscrits;
- des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
- des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles;
- des renseignements sur l'utilisation du site Web et d'autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d'autres technologies de suivi;
- des renseignements comme votre politique de dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce envers quoi ils sont dédiés s'il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l'organisation et ce processus;
- tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d'autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d'avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
- le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants ou d'autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d'un parent ou d'un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d'enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels?
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :
- Lors de votre inscription collège ou arrivée comme employé, si vous y consentez
- Lors de votre inscription à des événements, formations et infolettres;
- Lors de l'inscription à des évènements bénéfices;
- Lors des évènements;
- Lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
- Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
- Au cours de la prestation de services éducatifs que nous vous rendons;
- Lors de l'octroi de bourses;
- Lorsque vous envoyez votre curriculum vitae.
Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels?
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l'une ou l'autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :
- Afin de fournir nos services éducatifs ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
- Afin de faciliter l'utilisation de nos sites Web et de s'assurer que le contenu est pertinent et pour s'assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
- À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l'information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu'une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.
- À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres.
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
- Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d'autres vérifications d'antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l'information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d'intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
- Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d'information ou pour protéger les droits de tiers.
- Afin de nous assurer d'être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s'il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d'autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).
- Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d'une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l'analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.
Avec qui partageons-nous des renseignements personnels?
La Fondation est un organisme à but non lucratif dument incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à toute entité du réseau de la Fondation du Collège Ahuntsic et être traités par une telle entité. Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :
- Le Cégep auquel nous sommes affiliés;
- des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d'applications, d'hébergement, d'entretien et d'autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu'ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s'acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d'eux qu'ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- des autorités gouvernementales et des organismes d'application de la loi lorsque les lois applicables l'exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d'autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d'application de la loi;
- L'acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d'actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu'en cas d'insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d'actif commercial;
- Nous n'utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d'atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
La Fondation utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et ses offres.
Lorsque vous visitez le portail, ces tiers peuvent utiliser des témoins ou d'autres technologies similaires pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation et ainsi définir votre comportement et vos habitudes de navigation sur le Web. Ces technologies permettent de diffuser des publicités ciblées en fonction de vos centres d'intérêt.
Si vous ne voulez pas que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez refuser les témoins de plusieurs entreprises en utilisant ce site. Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et dans la Politique sur l'accès aux documents la protection des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
Où conservons-nous les renseignements personnels?
Toutes les informations personnelles recueillies par la Fondation sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés au Canada. De plus, tout échange d'information utilisant Internet sont cryptés. Il est donc impossible à quiconque de les intercepter et ces échanges demeurent strictement confidentiels. L'adresse URL commençant par «https://» plutôt que «http://» vous indique que la page visitée est protégée par le protocole SSL (Secure Sockets Layers).
Par ailleurs, la Fondation se dégage des toutes failles touchant la protection des renseignements personnels découlant des différents services, logiciels, fichiers et/ou autres applications installés sur l'appareil utilisé par le visiteur pour naviguer sur le portail.
Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu'une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S'il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Quels droits une personne détient-elle à l'égard de ses rensiegnements personnels?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants, décrits dans la Politique sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels :
- Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d'avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
- Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Le droit d'être informé lors du recours à une technologie d'identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l'état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d'accès à l'information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
Comment utilisons-nous les témoins et les technologies similaires?
La Fondation utilise des témoins sur son site Internet pour faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour accompagner et soutenir les utilisateurs, pour mesurer l'audience du portail et comprendre l'utilisation qu'en font ses utilisateurs.
À l'aide de fichiers témoins (cookies), la Fondation collecte des renseignements sur votre navigation. Elle les utilise à des fins statistiques en vue d'améliorer votre expérience. Les renseignements sont conservés principalement aux États-Unis. Ces renseignements peuvent être communiqués à Google, Hotjar, Doubleclick.net, Snapchat et Sc-static.net. Les renseignements sont, notamment :
- L'adresse IP anonymisée de votre ordinateur (votre adresse IP est modifiée, ce qui empêche quiconque de vous y relier);
- Le système d'exploitation de votre appareil;
- Les pages consultées (la date, l'heure, la durée et la fréquence de vos visites).
Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l'accès à certaines fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.
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Comment mettons-nous à jour la présente politique de confidentialité?
Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d'utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique de confidentialité pourrait être modifiée de temps à autre à l'avenir. Nous vous encourageons donc à l'examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Comment communiquer avec nous?
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l'égard de la présente Politique de confidentialité ou à l'égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l'information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l'extérieur du Canada, communiquez avec la personne responsable de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Joanne Berthiaume, directrice générale
Fondation du Collège Ahuntsic
514 389-5921, poste 2954
joanne.berthiaume@collegeahuntsic.qc.ca
La présente politique a été adoptée par le conseil d'administration le 22 septembre 2023.